Kebanyakan orang tidak pernah menerima telepon tak terduga dari seorang reporter — terutama reporter yang berada di tenggat waktu dan mendesak untuk mendapatkan informasi. Itulah sebabnya kombinasi keterkejutan, kurangnya pengetahuan, kesediaan yang salah untuk membantu atau bahkan keinginan untuk melihat nama mereka di media cetak dapat menyebabkan orang yang biasanya berhati-hati untuk melontarkan informasi yang berpotensi tidak akurat kepada media. Tindakan seperti itu dapat mempermalukan dan merugikan perusahaan.

Semua organisasi, besar dan kecil, harus memiliki satu juru bicara yang terlatih dan siap untuk berbicara dengan media. Hal ini terutama berlaku selama keadaan darurat ketika perusahaan harus mengelola sejumlah besar informasi yang berasal dari berbagai sumber.

Satu orang yang ditunjuk sebagai focal point dan “quarterback” untuk semua panggilan media dan pertanyaan terkait dapat menjadi yang terbaik

  • Berkonsultasi dengan anggota perusahaan lainnya untuk menentukan jawaban terbaik untuk menjawab pertanyaan media;
  • Pastikan perusahaan menanggapi semua pertanyaan secara tepat waktu;
  • Menjaga kesinambungan informasi, terutama ketika berhadapan dengan beberapa panggilan media. Seorang juru bicara tunggal akan paling mengetahui bagaimana perusahaan menyajikan informasi tertentu di masa lalu dan dapat mencegah tanggapan yang kontradiktif;
  • Hindari kebingungan yang disebabkan ketika dua atau lebih suara berbicara untuk sebuah perusahaan — bahkan ketika menyajikan informasi yang sama;
  • Tentukan apakah anggota perusahaan lainnya harus memberikan informasi tambahan — khususnya informasi Media informasi terupdate yang sangat teknis;
  • Atur dan kelola semua wawancara berikutnya.

Setiap orang di organisasi Anda harus memahami bahwa jika mereka menerima panggilan media, satu-satunya kewajiban mereka adalah menyampaikan nama pelapor, nomor telepon, dan sifat penyelidikan kepada juru bicara perusahaan. Mereka seharusnya tidak merasa berkewajiban untuk menanggapi, bahkan dengan santai, pertanyaan wartawan.

Meskipun ini adalah konsep sederhana, perusahaan dari semua ukuran dapat memiliki hasil yang beragam setelah menjelaskan kepada karyawan mereka bahwa mereka tidak boleh berbicara dengan media.

Ketika saya bertanggung jawab atas semua hubungan media untuk salah satu kontraktor pertahanan terbesar di Amerika Serikat, yang mempekerjakan lebih dari 35.000 orang, setiap karyawan — mulai dari CEO hingga bawah — memahami pentingnya menyampaikan pertanyaan media kepada saya. Tidak ada seorang pun di perusahaan yang pernah menanggapi media sendiri. Banyak wakil presiden benar-benar menutup telepon wartawan karena mereka tidak punya keinginan untuk berbicara dengan mereka.

Namun, ketika menangani tanggung jawab yang sama di rumah sakit komunitas, saya sering mengetahuinya beberapa hari kemudian setelah seorang dokter atau kepala departemen menerima panggilan media dan melanjutkan untuk memberikan wawancara yang panjang.

Saya ingat diberitahu — hampir sebagai renungan — setelah seorang staf psikiater berbicara dengan kolumnis surat kabar terkenal tentang motivasi seorang pembunuh berantai tertentu. Saya juga sulit mengekang khususnya dokter anak yang suka melihat namanya di media cetak dan wajahnya di televisi.

Saya harus membersihkan kerusakan yang disebabkan oleh penyebaran informasi yang salah setelah beberapa contoh kontak media yang tidak direncanakan dan disalahpahami.

Setiap pimpinan organisasi dan setiap karyawan harus benar-benar memahami pentingnya mencegah paparan media yang memalukan dan bahkan berbahaya. Dan cara utama untuk menghindari paparan semacam itu adalah dengan mengarahkan semua pertanyaan wartawan kepada satu juru bicara perusahaan yang akrab dengan aktivitas organisasi Anda dan yang tahu bagaimana bekerja dengan media.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *